Weihnachtsfeier planen: Checkliste Mit Zeitplan ab zwölf Wochen.

Weihnachtsfeier planen ohne Stress: Checkliste mit Zeitplan von 12 Wochen vorher bis zum Abend — Budget, Location, Programm, Einladung und Ablauf.

Eine Weihnachtsfeier planen klingt nach einem Nachmittag Arbeit — bis man merkt, dass die Wunschlocation am Dezember-Freitag schon vergeben ist. Diese Checkliste mit Zeitplan schreibe ich aus der Perspektive von jemandem, der bei über 100 Firmen-Events als Programmpunkt mitgeplant wurde. Sie hilft euch, nichts zu vergessen und rechtzeitig zu entscheiden.

Weihnachtsfeier planen: der Zeitplan auf einen Blick

12 Wochen vorher: Budget, Wunschtermin, grobe Gästezahl und Art der Feier festlegen.
12 bis 8 Wochen vorher: Location und Programm anfragen und fest buchen.
8 Wochen vorher: Save the Date an alle verschicken.
6 Wochen vorher: Einladung mit Anmeldeschluss, Menü und Essenswünschen.
4 Wochen vorher: Ablaufplan erstellen, Technik mit der Location klären.
2 Wochen vorher: finale Gästezahl melden, Sitzplan festlegen.
1 Woche vorher: Briefing mit allen Dienstleistern, Ansprechperson für den Abend benennen.
Am Abend: früh vor Ort sein, Ablauf im Blick behalten — und selbst mitfeiern.

Warum so früh?

Für Weihnachtsfeiern sind 8 bis 12 Wochen Vorlauf ideal. Die Freitage und Samstage im Dezember sind in der Regel zuerst vergeben. Kurzfristig klappt es trotzdem oft — dann entscheidet aber der Kalender, nicht ihr.

12 bis 8 Wochen vorher: die Grundentscheidungen

Budget klären: Gesamtbetrag oder Betrag pro Kopf, inklusive Essen, Getränke, Location und Programm.
Termin wählen: Wenn Freitag und Samstag knapp sind, sind Donnerstage eine gute Alternative.
Gästezahl schätzen: Sie entscheidet über Location und Format — Team-Essen mit 20 Leuten oder Gala mit mehreren hundert.
Art der Feier festlegen: Restaurant, eigene Räume mit Catering, Eventlocation oder ein Format wie Magic Dinner.
Programm anfragen: Unterhaltung, Musik oder Moderation zusammen mit der Location buchen, nicht erst danach.

8 bis 4 Wochen vorher: Einladung und Ablauf

Save the Date verschicken, danach die Einladung mit klarem Anmeldeschluss.
Essenswünsche abfragen: vegetarisch, vegan, Allergien.
Anreise klären: Parkplätze, öffentliche Verkehrsmittel, bei Bedarf ein Shuttle für den Heimweg.
Ablaufplan schreiben: Empfang, Begrüßung, Essen, Programm, offener Teil.
Technik mit der Location abstimmen: Mikrofon für Reden, Tonanlage, freie Fläche für eine Bühnenshow.

4 bis 1 Woche vorher: der Feinschliff

Finale Teilnehmerzahl an Location und Catering melden.
Sitzplan mit gemischten Tischen — damit nicht jede Abteilung unter sich bleibt.
Briefing an die Künstler: Namen, Stories und Running Gags aus eurem Jahr. Daraus wird der persönliche Teil des Programms.
Reden kurz halten und die Reihenfolge festlegen.
Eine Ansprechperson benennen, die am Abend für Dienstleister erreichbar ist.

Am Abend selbst

Dienstleister rechtzeitig da: Ich baue zum Beispiel rund 30 Minuten vor Beginn auf.
Empfang nicht leer laufen lassen: Das Ankommen ist der Moment, in dem sich die Stimmung für den Abend entscheidet.
Den Höhepunkt nach dem Hauptgang oder nach den Reden setzen, wenn alle sitzen und satt sind.
Jemanden fürs Fotografieren bestimmen — die Bilder braucht ihr später für Intranet und Jahresrückblick.

Die häufigsten Planungsfehler

Zu spät anfragen und dann nehmen müssen, was noch frei ist.
Das Programm als Lückenfüller einplanen statt als festen Programmpunkt.
Zu viele Reden vor dem Essen — hungrige Gäste hören nicht zu.
Den Ablauf nicht mit der Location abstimmen, sodass Service und Programm sich gegenseitig stören.
Keine Ansprechperson vor Ort, weil die Organisatorin selbst mitfeiern will. Beides geht — mit klarer Übergabe.

Wenn ihr beim Punkt [Programm anfragen] seid: Schreibt mir Datum, Ort und Gästezahl. Ihr bekommt innerhalb von 24 Stunden eine Antwort und ein konkretes Angebot — dann ist dieser Punkt auf der Checkliste erledigt.

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